BEM ist ein rechtlich regulierter Prozess, mit dem – je nach gesundheitlicher Einschränkung - nach notwendigen Verbesserungenbei der Arbeit oder sonstiger Unterstützung gesucht wird. Wichtigste Instrumente dabei sind das vertrauensvolle Gespräch im (daten-)geschützten Rahmen und die Zusammenarbeit aller – auf den Fall bezogen wichtigen – inner- und außerbetrieblichen Akteure. Beschäftigte und Interessenvertretungen können ein BEM einfordern.

Im Idealfall sollen zunächst die Ursachen der Arbeitsunfähigkeit erkannt und besprochen werden. Darauf zugeschnitten werden dann die Unterstützungsmöglichkeiten aus den verschiedenen Perspektiven – Betroffene/r, betriebliche Gesprächspartner und bei Bedarf weiterer, evtl. auch externer Partner – erörtert. Das Ergebnis ist eine Vereinbarung zwischen den Beteiligten über eine oder mehrere geeignete Maßnahmen, die – soweit sie in den betrieblichen Ablauf eingreifen oder einen Aufwand erfordern – mit den zuständigen Entscheidern im Unternehmen und ggf. Leistungsträgern abgestimmt werden müssen. In Frage kommende Maßnahmen umfassen alle betrieblichen Möglichkeiten der Gestaltung von Arbeitsplatz, Arbeitsorganisation, Arbeitszeit einschließlich Versetzung/Umsetzung etc., als auch die Unterstützung bei gesundheitlichen, therapeutischen, rehabilitativen Interventionen oder solchen der Personalentwicklung (Fort-, Weiterbildung, Umschulung).

Nach einer Entscheidung des BAG aus 2009, ist im BEM erforderlich, „dass keine vernünftigerweise in Betracht zu ziehende Möglichkeit ausgeschlossen wird und die von den Teilnehmern eingebrachten Vorschläge sachlich erörtert werden.“ Eine der häufigsten (temporären) Maßnahmen ist die Stufenweise Wiedereingliederung („Hamburger Modell).