Die Versachlichung des BEM-Gesprächs ist wesentliches Erfolgskriterium. Es kommt darauf an, die Arbeitssituation hinsichtlich der Beanspruchung, also des Verhältnisses zwischen der tatsächlichen Belastung am Arbeitsplatz und der arbeitsbezogenen Leistungsfähigkeit der/des betroffenen Beschäftigten möglichst objektiv zu ermitteln.

In der Regel werden zur Klärung dieser Fragen ärztliche Stellungnahmen (Atteste, Entlassberichte, Gutachten) heran gezogen. Auch die Vorstellung beim Betriebsarzt kann z. B. durch Erstellung eines negativen und positiven Leistungsbildes die Frage der Beanspruchung klären, allerdings muss dazu auch eine gute Beschreibung der objektiven Belastung durch den Arbeitsplatz vorliegen.

Ein systematischer Anforderungs-/Fähigkeitsvergleich bezieht sich sowohl auf die körperlichen als auch die psychosozialen Dimensionen von Arbeit.

Die Analyse der Belastungs-/Beanspruchungssituation bildet einen guten Ausgangspunkt der Problemanalyse im BEM, sie klärt, inwieweit die Situation ein Risiko für die Gesundheit und Arbeitsfähigkeit darstellt. Differenzierte Profilvergleiche stellen immer auch differenzierte Gefährdungsbeurteilungen dar.